08 Ago Por qué establecer reglas operacionales

Las diferencias entre el proceso contable internacional y el americano tienen un claro paralelismo con la excelencia en los procesos empresariales.

¿Basados en principios o basados en reglas?

La IFRS (siglas en inglés de Normas Internacionales de Información Financiera) se basa en principios. Es una guía. La interpretación de estos principios depende del contexto. Esto desemboca en áreas grises más difíciles de controlar.

El US GAAP americano se basa en reglas. Especifica exactamente qué es lo que se debe hacer. Esto hace que todo sea blanco o negro, sin lugar para la interpretación. No obstante, ¿se cubren todas las posibilidades contextuales? Y ¿es necesario contemplar todas estas posibilidades que redundarán en un mayor número de reglas, tal vez contradictorias?

Las personas quieren influir. No está en nuestra naturaleza ceñirnos a estándares.

Pongamos un ejemplo práctico del control basado en principios frente al control basado en reglas. En un mundo estrictamente de reglas, esto puede traducirse en: no pegamos a nuestros compañeros, no nos gritamos unos a otros y nos saludamos al comenzar el día. Ahora imaginemos que le das una palmadita en la espalda a tu compañero. ¿Es eso pagar o es una señal de afecto?

En el contexto de la empresa

R&G posee una amplia experiencia con la cultura empresarial americana y, por tanto, una tendencia muy clara a usar reglas operacionales para controlar los procesos. ¿Por qué usamos reglas operacionales? ¿Podríamos usar también principios operacionales? Máxime dado que la cultura empresarial de la mayoría de nuestros clientes no se basa en reglas.

Entonces es cuando recordé un experimento social. En este, los operarios de una máquina cambiaban los parámetros operativos para tratar de incrementar la cantidad producida. Solo al final se dieron cuenta de que el panel de control no estaba conectado a la máquina. Pese a que los cambios de parámetros no tenían influencia alguna en el funcionamiento de la máquina, seguían convencidos de que lograban una influencia positiva en la cantidad.

Lo mismo vemos a menudo en muchas compañías. Las personas quieren influir. No está en nuestra naturaleza ceñirnos a estándares. Por esta razón, a veces para un mismo producto distintos operarios usan parámetros distintos, cada uno los suyos.

Si para un mismo producto se usan diferentes parámetros el resultado no puede ser el mismo

Pero, claro, si para un mismo producto se usan diferentes parámetros el resultado no puede ser el mismo, sobreestimamos nuestra habilidad para controlar la variabilidad, de hecho, la introducimos haciendo estas cosas. Muchos años de experiencia nos dicen que desviarse de los estándares es una costumbre tan perniciosa como frecuente.

En conclusión, las reglas operacionales están ahí para dejar el mínimo espacio a la interpretación personal y así, mantener cualquier proceso empresarial bajo control. No se trata tampoco de crear un maremágnum de reglas imposibles de seguir. Las alternativas más viables son:

• No hacer nada, cuando los datos muestren que el proceso está bajo control. Ser “más listos que” o “sobre actuar en” un sistema estudiado y establecido no son una buena opción.
• Rediseñar el proceso. Cuando se necesitan demasiadas reglas, quizá el proceso sea muy complejo y deba revisarse.
• Combinar las reglas con principios operativos, es decir, definir el concepto subyacente cuando el espacio a contemplar con acciones específicas es demasiado amplio. Tener claro lo que en otros ámbitos se conoce como “el espíritu de la norma”.

Sin embargo, no nos engañemos, el enfoque basado en principios requiere un esfuerzo en auditorías tan intenso como un enfoque basado en reglas. Se pueden organizar debates grupales sobre cómo interpretar y aplicar el principio en cuestión a una situación específica.

Esto conllevará tiempo y recursos, pero también será un ejercicio excelente que ayudará en la construcción de cultura empresarial.