10 Dic ¿Hambre de Datos o problema de obesidad?

Cómo los malos hábitos en el uso de datos dañan el resultado final

En un par de meses estaremos en febrero de 2021 y aquellos que se hacen propósitos de Año Nuevo estarán intentando plasmar su progreso a la hora de mantenerlos. A nivel personal, ponerse en forma es una elección muy popular.

Seas o no uno de los millones que se prestaron a luchar contra los kilos de más, hay un escenario paralelo que debe tenerse en cuenta en la empresa. Y no tiene nada que ver con nuestro estilo de vida.

Me refiero a la condición que me gusta llamar “Reportar la Grasa”, la cual surge cuando una empresa consume demasiada cantidad de datos equivocados. En otras palabras, cuando dedicamos tiempo a generar reportes innecesarios e inútiles. ¿Alguna vez te has parado a pensar cuánto dinero se malgasta por este motivo?

Demasiado de lo bueno

La siempre creciente digitalización de los productos, servicios, cadenas de valor (sí, la Industria 4.0 ha llegado) significa que el Big Data se ha convertido en un plato habitual del menú.

Se estima que a año se gastan unos 10.000 euros por usuario en actividades innecesarias.

No tiene nada de malo tener hambre de Big Data, al fin y al cabo, nos proporciona conocimientos clave a la hora de tomar decisiones empresariales en, cada vez, menor disponibilidad de tiempo.

Mantenerte en la carrera con tus competidores y, ya no digamos, sobrepasarlos, depende de acertar con las decisiones clave. Sin embargo, puesto que la composición del Big Data cambia continuamente, la capacidad de tu organización para digerirlo debe evolucionar a la misma velocidad.

Debemos resistir la tentación de generar más y más reportes por el hecho de que hay más cosas que reportar, y limitarnos a lo realmente imprescindible, tratando de asegurar siempre la exactitud de los datos. Un exceso de reportes innecesarios solo consigue malgastar en tareas sin sentido un tiempo precioso, necesario para otros temas que si añaden valor a al empresa. Así es como se desarrolla el Reporte de la Obesidad.

¿Son las hojas de cálculo tu punto débil?

El Reporte de la Grasa suele darse en organizaciones donde se usa gran cantidad de hojas de cálculo. Se hace especialmente patente en departamentos soporte, como planificación, mejora de procesos y calidad, departamentos indirectamente conectados con los datos que “ocultan” muchos procesos ‘escondidos’ relacionados con recopilar y procesar información.

El proveedor de Analítica Digital Alteryx estimó que un usuario típico avanzado emplea 9 horas por semana trabajar con hojas de cálculo innecesariamente.

Aparte de este riesgo, todas estas hojas de cálculo se formulan cuando contienen información que debería almacenarse en un Enterprise Resource System (ERP) adecuado; crearlas y mantenerlas consume mucho tiempo. Hace un par de años, el proveedor de Analítica Digital Alteryx estimó (lee más) que un usuario típico avanzado emplea 9 horas por semana trabajar con hojas de cálculo innecesariamente.

Eso equivale a que unos 10.000 euros anuales por usuario se gastan en actividades innecesarias. Con 5.5 millones de usuarios avanzados de hojas de cálculo en Europa, eso constituye la sorprendente cantidad de 55 mil millones de euros, que se malgastan cada año solo en Europa.

Desde mi propia experiencia, considerar el 25% de los  FTE (Full-Time Equivalent, horas hombre totales) también puede usarse como cifra estimativa del problema. Puede llegar incluso al 80-90% del tiempo cuando hablamos de los superusuarios de datos experimentados, esa rara especie de profesionales a los que la directiva dota de recursos para manejar peticiones específicas de analítica de datos.

Tentaciones comunes

Si crees que tener más datos genera más valor, piénsalo de nuevo – solo una fracción de ellos lo aporta realmente. Lo mismo pasa si crees que las herramientas de reporte de última generación generan valor por ellas mismas: todavía necesitas personal competente para conseguir tener éxito. Tampoco contratar más científicos de datos es la solución. En realidad,  como líder, debes ser capaz de hacer las preguntas adecuadas.

Puesto que la composición del Big Data cambia continuamente, la capacidad de tu organización para digerirlo debe evolucionar a la misma velocidad.

Toma el control demostrando Liderazgo Basado en Datos

Evitar estas tentaciones es señal de un excelente Liderazgo Basado en Datos. Sin él, hay una gran probabilidad de que el intento de encontrar ideas y conocimientos gracias a los datos esté en realidad creando una empresa de reportes, caros e innecesarios. Tendrás una “organización de reporte” dentro de tu propia empresa. Terminarás con unos paneles informativos muy bonitos, pero sin valor añadido para los resultados de la empresa. En definitiva, estarás pensando que has ganado músculo cuando lo que has conseguido es engordar.

Si crees que tener más datos genera más valor, piénsalo de nuevo – solo una fracción de ellos lo aporta realmente

A veces se hace para hacer que los números cuadren, otras veces es por comportamientos históricos –“esto siempre se ha hecho así”. En la práctica, es fácil ver como funciona en realidad comprobando la comparativa interna y preguntando a las diferentes plantas: “si, usamos el OEE pero de forma distinta”

¿Estás preparado para ponerte en forma?

Un Liderazgo Basado en Datos significa utilizarlos para el máximo impacto empresarial, lo cual es distinto a disponer de datos y ver a donde nos llevan. Un guerrero no pretende que su espada pelee sola, es un arma que utiliza a su antojo con un propósito determinado que él decide.

Del mismo modo, no podemos pretender que los datos se alineen, se organicen ni entiendan, por si mismos, cual es su propósito. Deben encajar dentro de una estrategia, de un propósito empresarial. Son una herramienta que debe ayudar a mejorar nuestra empresa, a tomar decisiones más acertadas y producir un impacto positivo en los resultados. Los datos nunca deben ser un fin por si mismos.