11 Sep Cómo integrar los objetivos de productividad en tu presupuesto

Aquí explicamos cómo integrar objetivos de productividad en los presupuestos y cómo marcar las diferencias cumpliéndolos.

Los Presupuestos Generales del Estado pasan por ser el principal instrumento de política económica de un Gobierno. Pero en los últimos años se han convertido también en un síntoma de la inestabilidad política.

Cuatro de los cinco últimos años han comenzado con las cuentas públicas prorrogadas por la dificultad del Gobierno de turno de aprobar un proyecto en el plazo legal. Este año, además, conllevaba la dificultad añadida del COVID 19. Por fin, el pasado 3 de diciembre de 2020 se lograron aprobar los nuevos presupuestos.

Me pregunto, disquisiciones políticas aparte, ¿por qué tanto tiempo? Después de todo, desde una visión simplista del problema se trataría de asignar dinero a los temas que son importantes para las diferentes partes involucradas.

Este es un juego político que sigue intrigándome, porque al final la cantidad total disponible de dinero no cambia sustancialmente y, por tanto, con una buena voluntad de negociación por las diferentes partes, no debería tratarse de un problema, al menos no de uno que dure 5 años. Creo oportuno mencionar que no detecto unos objetivos de productividad claros integrados en el presupuesto de nuestro gobierno.

Anualmente se establecen una serie de objetivos departamentales y se asignan presupuestos, pero al final solo existe un objetivo de costes para toda la compañía.

El paralelismo con el proceso de definición de presupuestos dentro de las empresas parece obvio. Anualmente se establecen una serie de objetivos departamentales y se asignan presupuestos, pero al final solo existe un objetivo de costes para toda la compañía.

Así que por qué molestarse pensando dónde lo asignas, siempre y cuando lo asignes. Quiero dejar claro que no discuto el concepto de presupuesto y no quiero poner en duda el proceso en sí mismo sino la forma en que se lleva a cabo. En este artículo, me gustaría mencionar cómo se pueden integrar objetivos de productividad en los presupuestos y como marcar las diferencias cumpliéndolos.

Presupuestos como siempre

Durante el periodo de negociación, a menudo se ven títulos en artículos de prensa como “500 MM€ extra para las autoridades fiscales” o “200MM€ más en ayudas para conciliación familiar”. No estoy seguro de que exista ningún plan para emplear debidamente ese dinero extra ni los beneficios que traerá. En realidad, me parece una forma un tanto extraña de asignar presupuestos. Sin embargo, la mayoría de las compañías lo hacen de la misma manera.

Además de este problema, existen otros riesgos con esta forma de asignar los presupuestos, forma que, por otra parte, es ampliamente usada en numerosas empresas:

• Los gestores trabajan en la eficiencia de costes (productividad) dentro de su “silo funcional”, lo que termina redundando en otros costes de mayor magnitud en otros departamentos y, por tanto, en una disminución de la productividad en el total de la empresa (“el óptimo de la suma no es igual a la suma de los óptimos”).
• Los problemas del proceso se atacan por medio de inversiones, no resolviendo las causas raíz de los problemas, lo que eleva los costes totales de la compañía.
• Los gestores esperan que si se enfocan en los costes aumentará la productividad, pero en realidad, se pierden de vista elementos empresariales clave.

Un prerrequisito para la implantación con éxito de estas acciones es que tu empresa posea ciertas capacidades de excelencia operacional.

Enfoque multifuncional

¿Te sientes identificado con esos riesgos? Entonces es momento de generar armonía y emplear un enfoque multifuncional para establecer los presupuestos. Hay tres acciones clave que te ayudarán a conseguirlo:

1. Define los objetivos de productividad de arriba a abajo– Plantea un objetivo de productividad para toda la organización como punto de partida. Trasládalo a objetivos por departamento, apoyando la cooperación multifuncional. Bajo mi punto de vista, es el consejo o el equipo directivo el responsable de los procesos. Se tata de que la organización trabaje para mejorar estos procesos con su apoyo.
2. Identifica de manera diferente el potencial de mejora – Tratar de generar ideas nuevas pensando de la misma manera de siempre va a ser complicado. Es necesario utilizar los datos para evaluar el potencial de tus procesos. Probablemente sea mucho mayor del que pensabas.
3. Desarrolla planes de apoyo a la mejora de abajo a arriba – Establecer objetivos sin planes que los respalden es poco realista. Debes definir planes operacionales para mejorar la  productividad de abajo a arriba. Esto hará que te centres en los elementos clave que hagan cumplir el objetivo de productividad de la empresa.

Un prerrequisito para la implantación con éxito de estas acciones es que tu empresa posea ciertas capacidades de excelencia operacional. Si es así, integra estos elementos en los próximos presupuestos y disfruta los beneficios al año siguiente. Eso sí, intenta que la aprobación de tus presupuestos no dure tanto como los de un gobierno, porque el año fiscal ya habrá acabado antes de que puedas empezar a ejecutar tus planes.