08 Ene Deja de apagar fuegos gracias al Análisis de Sub-Procesos

¿Está tu equipo de producción cansado de que ‘nunca haya una semana entera sin problemas’?

Siempre que visito una compañía me aseguro de conectar con los operarios y los jefes de equipo, ya que ellos me pueden dar una percepción real de qué está pasando en la operación.

Frecuentemente explican que están molestos con procesos ‘caóticos’ y ‘complejos’ con numerosos ‘cambios en el último minuto’ y que ‘nunca hay una semana entera sin problemas’.

Acaban pasando demasiado tiempo en apagar fuegos: gastando tiempo y recursos para corregir procesos deficientes en la cadena de suministro interna. Estas ineficiencias, que son todas muy comunes, pueden evitarse teniendo mejores insights de las disrupciones que llevan a pasar tanto tiempo apagando fuegos. Y esto puede hacerse mediante el Análisis de Sub-Procesos.

Falta de una visión compartida

Los operarios y jefes de equipo que conozco me dicen que sí, que comparten sus quejas con sus gerentes de operación. Sin embargo, la situación no parece mejorar. “¿Por qué?” Me preguntaba. Descubrí que, por regla general, esto es debido al hecho de que falta una visión compartida del proceso entre los operarios y los gerentes de operaciones. Los problemas que un operario o jefe de equipo experimenta no los siente un gerente de operaciones en la misma medida, ya que estas alteraciones (por ejemplo, la variabilidad) no se reflejan en la mayoría de KPI’s de desempeño del proceso.

La mayoría de KPI’s miden solo el resultado final del proceso sin reflejar el esfuerzo que llevó o los problemas que se solucionaron para alcanzar ese resultado. Por lo tanto, ninguno de los retrasos o alteraciones en sub-procesos anteriores, ni la lucha por apagar fuegos que tuvo lugar para mitigar los retrasos acumulados, son visibles al final. La ineficiencia aparece consecuentemente de manera anecdótica, lo cual no es suficiente para convencer a la gerencia para invertir en tomar medidas y acciones al respecto.

Existe una falta una visión compartida del proceso entre los operarios y los gerentes de operaciones

Donde empiezan los problemas

Considera este ejemplo. Un pedido llega tarde, una vez la planificación se ha cerrado, nada fuera de lo normal. Como concierne a un cliente importante, la mentalidad de que todo puede hacerse aparece y, después de un chequeo rápido y algunas llamadas de teléfono con planificación y producción, el pedido se introduce en el plan.

El pedido transcurre por el proceso normal, pero ahora con menos tiempo disponible. Así que se le da un poco más de prioridad, lo que resulta en el ligero retraso de otros pedidos. Nada que no pueda gestionarse. Una comprobación antes de la entrega identifica unos pocos pedidos incompletos y, después de otras llamadas más, transportes con prisas y chequeos de calidad, el pedido está completo y listo para otra entrega a tiempo.

Estos escenarios que resultan en ajustes sobre la marcha pueden desarrollarse por numerosas causas raíz: indisponibilidad de materias primas, órdenes de producción incompletas, errores menores en especificaciones y muchos otros. Pero no es nada a lo que el equipo de operaciones no esté habituado o que no pueda manejar y, al final, la entrega se hace a tiempo. Felicitamos a los apaga-fuegos por un trabajo bien hecho y todo está bien al final, ¿no? No del todo.

Incluso aunque estas situaciones parecen menores, o accidentales, realmente son un malgasto de recursos y provocan estrés innecesario. Mayormente, el simple hecho de que ocurran indica insuficiencias en las variaciones del sub-proceso que son puntos débiles de tu proceso completo.

Creando una operación antipirética mediante el Análisis del Sub-Proceso

Echemos un vistazo a cómo puedes obtener claves sobre las variaciones internas de tus procesos, para que estés bien equipado a la hora de evitar que tu gente esté siempre apagando fuegos.

Extiende el uso de tu KPI OTD (On-Time Delivery)

Empieza por revisar tu KPI OTD actual (ref: ‘Cómo analizar y mejorar tu desempeño OTD’) y conviértelo en una métrica de diagnóstico. Esto te permitirá observar y empezar a entender la variabilidad en tu proceso. Implanta esta métrica de diagnóstico en cualquier punto crítico de transferencia entre procesos o departamentos para determinar la entrega a tiempo y la entrega “bien a la primera” (first time right) de cada paso del proceso.

Felicitamos a los apaga-fuegos por un trabajo bien hecho y todo está bien al final, ¿no? No del todo.

Identifica tus puntos débiles

Ahora pon en marcha un Sub-Process Analysis^TM para que te ayude a identificar cuánto contribuye cada paso de tu cadena de suministro interna a la variabilidad acumulada hasta la entrega final al cliente. Te mostrará qué procesos son los principales contribuyentes a la variabilidad y dónde debes focalizar tus esfuerzos de mejora.

Realizar un Sub-Process Analysis^TM te permitirá obtener información crítica del proceso de forma medible. Una vez la tengas ya puedes prevenir que aparezcan los fuegos.